Então, você é responsável por organizar a próxima grande conferência da empresa e quer ter certeza de que ela ocorrerá sem problemas. Claro, você pode marcar a reunião para o dia, mas por que não agendá-la com antecedência? Você pode agendar essa reunião no Google Meet e ter mais tempo para se preparar.
Mas como você faz isso? Aqui está um guia prático para mostrar como agendar uma reunião no Google Meet. É um processo bastante simples e direto.
Como agendar uma reunião no Google Meet
Antes de começarmos, você deseja ter o aplicativo Google Meet instalado em seu dispositivo se planeja usá-lo em qualquer lugar. Ao abrir o aplicativo e fazer login, você verá uma tela bem básica. Há uma barra de pesquisa na parte superior da interface com a lista de chamadas que você fez.
Na parte inferior da tela, você verá o Novo botão. Ao tocar nele, você será levado à tela onde personalizará sua reunião. Na parte superior da IU, você verá algumas opções. Toque no Agendar no Google Agenda opção.
A partir deste ponto, você será transportado para o Google Agenda. Será na tela Novo Evento onde você poderá inserir os detalhes da reunião.
Tempo de configuração
Portanto, se você está acostumado a usar o Google Agenda, marcar a reunião deve ser muito fácil. Na parte superior da tela, você verá o campo de texto onde inserirá o nome da reunião. Certifique-se de dar a ele um nome curto, doce e distinto. Isso você pode reconhecer ao olhar para sua agenda.
A próxima seção mostrará todas as contas nas quais você deseja este evento. Isso se aplica apenas às contas do Google que você possui no seu dispositivo, não se refere às pessoas que você está tentando convidar. Toque nele para escolher em quais contas você deseja que o evento fique visível.
Abaixo disso, você começará a escolher quando deseja que a reunião aconteça. Alterne o Dia todo alterne se quiser que o evento apareça no início do dia no calendário. Como estamos falando de uma reunião que começa em um horário específico, você pode querer deixar isso de lado.
Abaixo disso, você escolherá o horário de início e término da reunião. Primeiro, você escolherá a data da reunião. Toque na data para fazer isso. À direita da data, escolha a hora em que deseja que comece. Abaixo disso, você fará a mesma coisa no horário de término da reunião.
Em seguida, escolha o fuso horário em que você estará quando realizar a reunião. Isto é extremamente importante porque a maioria das empresas realiza reuniões com pessoas de diferentes fusos horários ou países.
Por último, você desejará escolher se esta será uma reunião recorrente. Talvez você tenha reuniões semanais ou mensais.
Adicionando pessoas
A próxima seção é onde você adicionará participantes para a reunião. Toque no Adicionar pessoas texto. Ao fazer isso, você verá uma lista de pessoas que estão em seu círculo de contatos. Basta tocar nos nomes deles para adicioná-los à sua lista.
Se houver muitas pessoas na lista de contatos disponíveis, você pode usar a barra de pesquisa na parte superior da IU para digitar os nomes das pessoas que deseja. Isso torna as coisas muito mais fáceis. Depois de adicionar todas as pessoas, você pode tocar no Feito botão na parte superior da tela.
Se você está se perguntando se a reunião entra em conflito com a programação de algum dos seus colegas, toque no Ver horários botão abaixo das pessoas. Isso diminuirá a IU para mostrar o dia da reunião. Ele mostrará se você ou alguma outra pessoa tem algo agendado durante o horário da reunião. Quando terminar, basta deslizar para cima na tela de programação inferior.
A próxima seção permitirá que você adicione o local da reunião. Você poderá digitar o local onde a reunião acontecerá. Esta seção é opcional, no entanto.
Configurando a notificação
A última coisa que você quer é esquecer esta reunião. É por isso que você deve configurar algumas notificações para serem desligadas antes da reunião acontecer. Abaixo do local, você verá uma seção com algumas notificações predefinidas. Você verá uma notificação 10 minutos antes do evento e no horário. Se isso não for tempo suficiente, não se preocupe.
Toque no ícone “X” à direita da notificação se quiser excluí-la. Em seguida, toque no Adicionar notificação para configurar uma nova notificação. Ao fazer isso, você verá um pop-up com seis opções: No horário do evento, 5 minutos, 10 minutos, 15 minutos, 30 minutos, 1 hora e um dia antes do horário da reunião.
Nessas opções, você verá o Personalizado botão. Isso permitirá que você faça duas coisas. Em primeiro lugar, permitirá que você escolha quantos minutos, horas, dias ou semanas antes do evento deseja receber a notificação. Em segundo lugar, você poderá escolher se deseja uma notificação do Google Agenda ou um e-mail. Sinta-se à vontade para adicionar quantas notificações achar necessárias.
Se optar por receber uma notificação do Google Agenda, você será notificado em todos os dispositivos com essa conta conectada.
Adicionando os bits finais
Agora é hora de terminar isso. Se você gosta de codificação por cores, vai gostar da próxima etapa. Você poderá escolher a cor que deseja que a reunião tenha no calendário. Você pode escolher entre 12 opções de cores para o evento.
Abaixo disso, você pode adicionar uma descrição da reunião. Você usará isso se quiser ser mais descritivo. Você pode dizer o que deseja discutir, o que deseja realizar ou outras observações como “O CEO estará presente, portanto, nada de telefones!”
Por último, você pode anexar quaisquer arquivos que desejar ao evento. Você pode adicionar fotos, vídeos, arquivos de áudio ou documentos do Google Drive (Documentos, Planilhas, Apresentações, etc.). Você pode colar notas para manter em mente durante a reunião ou outras informações que considere úteis.
Opções de compartilhamento
Você tem algumas opções de compartilhamento ao configurar sua reunião. Se quiser que a reunião seja aberta a pessoas que você não convidou diretamente, você pode compartilhá-la com outras pessoas.
A opção superior fará com que apenas pessoas com uma conta Google possam ver o seu evento. A segunda opção permitirá que qualquer pessoa possa visualizá-lo, independentemente de possuir uma conta Google. Por último, a opção inferior bloqueará o compartilhamento do evento.
Depois de pressionar o Salvar botão no canto superior direito da tela, você será perguntado se deseja enviar o evento para os contatos.
Quando as pessoas tocarem no evento, elas verão quem configurou a reunião, o título, a descrição, os arquivos e o link para a reunião real. Eles também receberão as mesmas notificações que você definiu ao configurar o evento.
Dito isso, agora você pode agendar suas reuniões.