À medida que o Covid-19 continua a mudar nossas vidas diárias, o trabalho remoto se tornou a nova norma. Mesmo com o lançamento da vacina Covid-19, a maioria das empresas implementou regras e políticas de trabalho remoto para seus funcionários. Com trabalhadores espalhados por toda parte, as empresas estão realizando reuniões por meio de ferramentas de videoconferência e salas de reuniões virtuais. Isso inclui entrevistas e reuniões com clientes.
Apesar de ter mais de 5,5 bilhões de minutos utilizados em reuniões virtuais, 30% do tempo do colaborador em reuniões é considerado improdutivo. Portanto, é crucial ter uma etiqueta de reunião virtual para conduzir uma sessão eficaz.
Por que a etiqueta é tão importante para a reunião virtual do seu negócio
À medida que mais pessoas trabalham remotamente, os limites entre nossa vida pessoal e profissional estão começando a ficar embaçados. Durante uma reunião virtual, existem várias situações que podem ser constrangedoras. Seus filhos podem irromper na sala de reuniões e você pode ter que observá-los por um momento. Você também pode receber um telefonema no meio de uma reunião. Estes podem parecer problemas menores, mas tornam-se bastante irritantes para os participantes da reunião e comprometem o profissionalismo.
A reunião torna-se improdutiva e o líder da reunião acaba perdendo um tempo valioso tentando colocar a reunião de volta nos trilhos enquanto os participantes da reunião estão distraídos com os ruídos do lado de fora. A etiqueta da reunião virtual garante que essas distrações não aconteçam, pois todos sabem o que é esperado durante uma reunião virtual.
Etiqueta comum em reuniões virtuais
Para tornar uma reunião virtual eficaz, você precisa definir regras básicas no início da reunião. Isso ajudará todos a saber o que se espera deles. Algumas etiquetas comuns de reuniões virtuais incluem:
1. Estabelecendo um cronograma de reunião
Ao marcar uma reunião, é importante deixar claro quanto tempo ela durará. Isso é especialmente importante para reuniões virtuais, nas quais pessoas de diferentes fusos horários estão participando. Se você precisar que as pessoas bloqueiem uma ou duas horas em suas agendas, avise-as com pelo menos 15 minutos de antecedência antes do início da reunião.
2. Pedindo uma agenda
As salas de reuniões virtuais são projetadas para permitir que várias pessoas participem de uma reunião. Dessa forma, todos têm a chance de falar sem serem interrompidos. É por isso que é importante para o líder da reunião ter uma agenda e cumpri-la. Dessa forma, todos podem se preparar para a reunião e se concentrar nos tópicos que estão sendo discutidos em vez de interromper o palestrante.
3. Preparando-se com antecedência
Se você se preparar com antecedência, pode evitar a correria de última hora. Dessa forma, as pessoas não perderão tempo procurando recursos para reuniões, como transcrições e atas de reuniões. Antes do início da reunião, defina um bom plano de fundo e verifique as configurações de áudio e visual da sua ferramenta de videoconferência. Verifique se você também baixou os recursos da reunião enviados a você.
Se você for o organizador, envie o link da reunião com antecedência, junto com a lista de agenda, e atribua funções aos participantes da reunião. Isso dará aos participantes da reunião tempo suficiente para se prepararem para a reunião.
Conclusão
As reuniões virtuais estão se tornando cada vez mais comuns à medida que mais pessoas confiam em conferências on-line, como as ferramentas de reunião BlueJeans, para se comunicar, colaborar e interagir com indivíduos de todo o mundo. É por isso que a etiqueta de reunião para reuniões virtuais está se tornando cada vez mais crucial. Os líderes da reunião são responsáveis por garantir que os participantes da reunião estejam prontos para entrar na sala de reunião e se concentrar no que precisa ser discutido.
Com essas regras básicas em mente, você achará sua experiência de reunião virtual mais envolvente e agradável. BlueJeans é um aplicativo de reunião virtual projetado para empresas. É seguro, fácil de usar e inclui todos os recursos que você espera de reuniões físicas. Faça o download de uma avaliação gratuita do BlueJeans hoje para começar.