De documentos em papel a armazenamento em computador e tecnologia em nuvem, a evolução do gerenciamento de dados tem sido bastante notável. As salas de dados virtuais são um excelente exemplo de tecnologia de nuvem que deu uma nova forma às abordagens de gerenciamento de dados.
Foi-se o tempo em que as empresas tinham servidores de dados enormes e caros e toneladas de arquivos em papel enterrados uns embaixo dos outros. Isso porque o software de data room online oferece o luxo de armazenar e gerenciar dados na tecnologia de nuvem.
O software de data room virtual é necessário para todos? Você deve começar a usar o software de data room para sua empresa ou uso pessoal? Por que você deve usar uma sala de dados virtual quando existem plataformas de armazenamento de dados gratuitas? Aqui estão todas as suas respostas.
O que é o software de data room online?
Antes de explorar os benefícios, é importante entender o que é um data room virtual.
Uma sala de dados online ou eletrônica é um repositório de documentos digitais que empresas ou todas as formas de negócios usam para gerenciar seus documentos comerciais.
Em termos mais amplos, as salas de dados digitais são usadas para armazenar, compartilhar, trocar, editar, organizar e gerenciar negócios ou até mesmo dados pessoais. Muitas empresas usam salas de dados virtuais como seu principal repositório de dados, enquanto outras as usam como meio para compartilhar ou apresentar dados durante transações financeiras.
Tradicionalmente, as salas de dados online eram associadas apenas a fusões e aquisições. No entanto, com o tempo, especialmente nos últimos anos, as salas de dados virtuais tornaram-se parte padrão de auditoria, IPOs, gerenciamento de propriedade intelectual, comunicações do conselho, captação de recursos, joint ventures, due diligence e parcerias estratégicas.
Atualmente, devido à crescente demanda por soluções específicas do setor, os provedores de salas de dados virtuais desenvolveram salas dedicadas para due diligence, imóveis, fusões e aquisições, ciências da vida e litígios. Leia mais sobre os benefícios específicos que os fornecedores de data room oferecem para cada um desses usos em dataroomreviews.org.
Por que você precisa de serviços de data room virtual?
Por que é importante mover seus dados de negócios para salas de dados ou por que as salas de dados virtuais são melhores do que outras plataformas online gratuitas? Aqui estão as respostas!
1. As salas de dados virtuais são mais seguras
Escusado será dizer que a segurança e a integridade dos dados da sua empresa são de extrema importância. Além disso, se você estiver lidando diretamente com informações confidenciais de clientes, o uso de um sistema de gerenciamento de dados de conformidade é obrigatório para você.
As salas de dados são mais seguras do que outras ferramentas por vários motivos. Aqui está o porquê:
- A autorização de dois fatores pode ser um recurso comum em plataformas privadas de gerenciamento de dados, mas as salas de dados estão muito à frente na criptografia de dados.
- A maioria dos VDRs modernos possui criptografia SSL de 256 bits, que é o padrão de criptografia de dados mais forte do mundo.
- Além disso, há um recurso de eliminação de dispositivos remotos para remover imediatamente dispositivos suspeitos, perdidos ou roubados conectados à sala de dados.
As ferramentas gratuitas de armazenamento de dados geralmente não possuem esses recursos.
2. Salas de dados virtuais oferecem mais controle
A segurança da plataforma é um aspecto, enquanto a segurança dos dados é outra. E é aqui que as salas de dados virtuais são mais fortes. Em seu VDR, você pode decidir que tipo de autoridade deve conceder a outros usuários. Dito isso, você pode dar acesso personalizado aos usuários individualmente ou criar grupos de usuários com as mesmas configurações.
Você pode impedir que um grupo edite, imprima ou baixe documentos. Na verdade, você pode até personalizar as configurações de acesso para usuários específicos do grupo. Este nível de personalização é raro de encontrar.
Além disso, como administrador do seu data room, você pode revogar o acesso de qualquer usuário a qualquer documento a qualquer momento. Você pode compartilhar um documento por um tempo especificado e os direitos de acesso expirarão depois disso.
Quando se trata de compartilhamento de dados com terceiros, os VDRs oferecem 100% de controle. Você pode usar o recurso Fence View para apresentar dados altamente confidenciais, como protótipos de produtos, estudos de pesquisa, propriedades intelectuais, etc. O Fence View impede que qualquer pessoa faça capturas de tela ou fotografias de documentos. Também impede que os usuários digitalizem, editem, alterem, baixem ou imprimam arquivos.
Além disso, as marcas d’água dinâmicas no software de data room online são uma ótima ferramenta para rastrear alterações feitas em documentos e resolver disputas de direitos autorais.
3. As salas de dados virtuais são econômicas e de fácil acesso
As soluções de data room eletrônica são acessíveis a partir de seus telefones celulares ou tablets. Aplicativos de VDR dedicados geralmente permitem que você execute todas as funções que você pode fazer em desktops. Na verdade, os VDRs hoje em dia fornecem acesso a dados sem conectividade com a Internet.
Mais importante ainda, do ponto de vista de uma empresa, as salas de dados são econômicas. Em primeiro lugar, essas soluções sem papel garantem que você não precise gastar milhares em papel e custos de impressão. Em segundo lugar, eles são muito mais baratos do que ter um software de gerenciamento de dados projetado especificamente. Além disso, você não precisa gastar com manutenção de software porque tudo é feito por fornecedores de data room.
Palavras finais
O software de data room virtual oferece segurança de nível bancário graças à autenticação de dois fatores, criptografia de 256 bits e limpeza remota do dispositivo. As salas de dados têm fortes ferramentas de segurança de acesso e uma variedade de recursos de segurança de documentos.
Mais importante ainda, eles ajudam você a economizar milhares de dólares anualmente, reduzindo suas despesas administrativas. Isso torna uma sala de dados eletrônica uma escolha mais favorável quando comparada a uma solução gratuita de armazenamento em nuvem.