Entre os recursos mais poderosos do Google Docs – e, de fato, dos aplicativos do Google Workspace em geral – está a capacidade de rastrear alterações e fazer sugestões para alterações. De forma mais sucinta, com documentos compartilhados por um grupo de usuários. Embora o rastreamento de alterações por conta própria possa ser igualmente útil para manter o controle sobre as alterações feitas para fins de edição.
É claro que, embora recursos semelhantes possam ser encontrados no Microsoft Word e em outros concorrentes, eles não têm a mesma marca. E eles também não estão necessariamente alojados no mesmo lugar. Tornando esse recurso um que vem com uma curva de aprendizado.
É exatamente nisso que este guia se propõe a ajudar. Portanto, se você está tentando aprender como ativar o rastreamento de alterações ou ver um histórico de versões no Google Docs — ou compartilhar um documento do Docs — este guia pode ajudar. Agora, há um pouco mais do que nossos guias de instruções usuais para ir até aqui. Então vamos começar.
Aqui estão todas as ferramentas de que você precisa para acompanhar as alterações feitas no Google Docs
Como já foi sugerido, há vários aspectos desse recurso que devem ser entendidos. Isso se você quiser realmente tirar o máximo proveito deles. Portanto, dividiremos este guia em três segmentos explicando o compartilhamento, o rastreamento e o controle de versão de documentos.
Configure o compartilhamento para restringir o acesso, alterar a permissão e aproveitar ao máximo essas ferramentas.
Se você deseja usar essas ferramentas para colaboração com outras pessoas, elas se tornam ainda mais poderosas. Mas primeiro você precisa saber como compartilhar um documento do Google Docs com outros usuários em colaboração. Felizmente, isso é bastante fácil de realizar. E, de fato, é assim que você pode restringir não apenas quem pode ver o documento. Mas também o que eles podem fazer com isso.
- A configuração de um documento do Google Docs para colaboração é bastante simples. Comece tocando ou clicando no botão “Compartilhar” no canto superior direito da interface do usuário. No celular, este será um ícone na mesma posição. Mas se assemelhará ao contorno de uma pessoa com um símbolo ‘mais’
- Em seguida, adicione as pessoas ou grupos que deseja adicionar
- Agora, na opção “Get Link”, selecione a opção que diz “Change”
- Você pode optar por compartilhar o documento com qualquer pessoa na Internet que tenha o link ou apenas com quem você escolher compartilhar o link. Você também pode escolher aqui para tornar alguém um:
- Visualizador — dê a eles acesso somente de visualização
- Comentarista – permitir que eles sugiram mudanças
- editor — eles terão todos os mesmos recursos que você. Se você não quiser que os editores possam compartilhar o documento ou alterar as permissões, basta selecionar a opção para não permitir isso no ícone em forma de engrenagem na página. Como mostrado nas imagens abaixo
O modo de sugestão é semelhante ao “Rastrear alterações” do Microsoft Word
Claro, você também pode usar um modo semelhante ao modo “Rastrear alterações” do Microsoft Word. O que o Google Docs chama de “Modo de sugestão” – permitindo que você colabore melhor e acompanhe as alterações feitas. Bem como quem fez as mudanças e suas razões para implementar a mudança. Aqui vamos cobrir esse modo.
Também vale a pena notar que isso funciona de forma semelhante para o Android também, embora seja necessária alguma experimentação além de entrar no modo. Uma vez que existem algumas pequenas diferenças na interface do usuário.
- Para começar, você pode acompanhar e sugerir alterações no Google Docs no modo Sugestão. Resumidamente, as edições feitas no modo aparecerão com marcação e uma caixa de estilo de comentário. Conforme mostrado nas imagens abaixo. Para entrar no Modo de sugestão, selecione o ícone em forma de lápis no canto superior direito da interface do usuário. Em seguida, selecione “Sugerindo” na lista de opções. Se você quiser entrar no Modo de Sugestão no Android, precisará selecionar o ícone de três pontos no canto superior direito. Em seguida, você precisará selecionar a alternância ao lado da opção “Sugerir alterações” no menu flutuante resultante
- No Modo de Sugestão, conforme observado acima, todas as alterações aparecem com uma marcação em estilo de caixa verde. E, para cada alteração, uma nova caixa de comentários aparece à direita do documento. Isso destaca quem fez a alteração e oferece mais opções para os editores
- As alterações podem ser rejeitadas ou aceitas pelos editores usando a marca de seleção ou o ícone em forma de x em uma determinada caixa de comentários
- Os usuários também podem adicionar seus motivos para sugerir a alteração e discutir as alterações em um formato de bate-papo usando o campo de texto “Responder” abaixo da marcação
Ou você pode ativar o “Histórico de versões” para ver as alterações feitas ao longo do tempo em um documento
Agora que você está colaborando ou começando a acompanhar as alterações, pode ver melhor o impacto geral disso usando a ferramenta Histórico de versões do Google Docs. Isso mostrará quais alterações foram feitas ao longo do tempo e a cada salvamento.
- Comece selecionando a opção “Arquivo” na versão desktop ou web do Google Docs. Isso será impossível de fazer no Android, a partir desta escrita
- Em seguida, passe o mouse sobre – ou toque – na opção que diz “Histórico de versões”
- Você verá algumas opções. O primeiro permite que você nomeie as versões à medida que as cria. Isso é útil para salvar versões específicas manualmente
- Conforme mostrado nas imagens abaixo, a segunda opção permite que você veja o histórico completo da versão e vários aspectos disso, incluindo uma cópia arquivada do documento como um todo. Além disso, o Google oferece a opção de restaurar uma versão caso uma versão anterior fosse muito superior. Você também pode optar por usar um atalho de teclado para ver o histórico completo da versão. Ou seja, pressionando e segurando as teclas “Ctrl”, “Alt” e “Shift” antes de pressionar a tecla “H”