As salas de dados virtuais são as soluções de negócios mais importantes usadas em fusões e aquisições modernas. Clientes, advogados, investidores, empresários e profissionais de outras áreas usam software de data room para armazenar e compartilhar arquivos e documentos críticos para os negócios. Portanto, é imperativo escolher o fornecedor de data room virtual certo, pois a segurança de seus negócios importantes depende disso.
Existem centenas de provedores de salas de dados virtuais no mercado, e o processo de seleção pode ser muito trabalhoso. Mas, com a abordagem correta, esse processo pode se tornar mais fácil do que você imagina.
Aqui estão algumas coisas importantes a serem consideradas antes de escolher seu fornecedor de data room virtual.
7 coisas importantes a serem observadas ao escolher um provedor de data room virtual
1. Segurança
A segurança do data room virtual sempre vem em primeiro lugar; nenhum compromisso nisso. Ao comparar salas de dados virtuais, sempre considere estes aspectos:
- Segurança de dados. Um provedor de data room virtual de ponta garante que seus dados estejam protegidos contra ameaças externas e internas. Certifique-se de que o fornecedor oferece recursos de segurança de dados, como proteção contra usuários não autorizados, firewalls de rede, proteção contra vírus, criptografia de dados etc.
- Segurança física inclui proteção contra desastres naturais, data centers de nível industrial, recursos de backup de dados, redundância de dados e acesso biométrico.
- Segurança do recurso. É provavelmente a parte mais importante da seção de segurança. Tente procurar o maior número possível de recursos de segurança. Exemplos comuns incluem verificação em duas etapas, tempos limite de inatividade, controle de acesso etc.
2. Controle de acesso a documentos
O gerenciamento e os usuários do data room devem ser capazes de controlar os documentos no data room. Para garantir isso, aqui estão algumas caixas que devem ser marcadas:
- O administrador da sala de dados ou o originador do arquivo pode impedir que um usuário ou grupo de usuários altere, copie, edite, baixe ou imprima qualquer documento?
- O criador ou a administração do arquivo pode limitar o acesso de alguém a qualquer documento?
- A sala de dados possui o recurso de marca d’água digital?
- É possível revogar o acesso a documentos a qualquer momento?
- O gerenciamento do data room pode definir limites de tempo para o acesso do usuário?
3. Personalização
Alguns recursos em salas de dados virtuais geralmente podem ser categorizados como padrão, por exemplo, verificação em duas etapas, controle de acesso a documentos, marca d’água digital etc., e não devem ser comprometidos.
No entanto, algumas empresas precisam de serviços de data room personalizados, personalizados de acordo com suas necessidades. Digamos que um provedor de data room tenha três planos de preços diferentes com base no número de recursos, mas nenhum desses pacotes atende às suas necessidades. Seu provedor de serviços está disposto a oferecer uma solução personalizada?
É importante observar que, às vezes, recursos adicionais, mas desnecessários, podem complicar as coisas, e você pode ter que pagar por benefícios dos quais nem precisa. Portanto, procure um fornecedor que possa fazer ajustes de acordo com suas necessidades.
Na verdade, um fornecedor de data room que entenda suas necessidades e forneça insights e recomendações úteis será uma escolha muito melhor. Por último, mas não menos importante, escolha um provedor de serviços que aprecie as inovações e continue se adaptando de acordo com os padrões do setor.
4. Monitoramento
As ferramentas de monitoramento são indispensáveis em qualquer software de data room online. Você precisa de um provedor de data room virtual que lhe dê a liberdade de monitorar todas as atividades em sua sala de dados. Embora as ferramentas de monitoramento sejam importantes, ficar de olho em tudo se torna obrigatório se você usar seu data room para transações complexas.
Por esse motivo, a sala de dados que você escolher deve:
- Gere relatórios de auditoria segundo a segundo; quem acessou ou alterou o quê, quando e onde.
- Forneça o recurso de gravação de tela para que você possa gravar conversas, transações ou reuniões importantes.
5. Suporte ao cliente
Uma sala de dados eletrônica com todos os recursos que você precisa ainda não serve se o fornecedor não tiver um bom serviço de suporte ao cliente. O atendimento ao cliente não é apenas configurar sua sala de dados ou fornecer treinamento básico para seus funcionários.
As empresas pretendem trabalhar com provedores de salas de dados virtuais que possam colaborar a longo prazo. É altamente possível que você possa enfrentar dificuldades técnicas de tempos em tempos. Você pode contar com o serviço de suporte ao cliente para ajudá-lo de todas as maneiras possíveis?
6. Histórico
A verificação do histórico anterior de fornecedores deve ser uma seção obrigatória em sua comparação de data room. Além disso, é importante observar que diferentes fornecedores de data room fornecem soluções criadas para um setor específico.
Por exemplo, alguns provedores de VDR, como Intralinks, DealRoom, Firmex, etc., são especializados em salas de dados de M&A, enquanto salas de dados como iDeals são adequadas para pequenas, médias e empresas de nível empresarial.
Portanto, para garantir que o processo de revisão do data room seja eficiente, faça o seguinte:
1. Vá apenas para as soluções que possuem experiência decente em seu setor
2. Leia avaliações on-line de sites confiáveis, como G2, Capterra, https://datarooms-review.com/etc
3. Obtenha aconselhamento profissional de especialistas do setor
7. Preços e avaliações gratuitas
Testes gratuitos são obrigatórios; sem exceções. Eles fornecem experiência prática para avaliar se uma sala de dados atende ou não às suas necessidades. Por fim, opte por provedores de salas de dados virtuais que possam oferecer modelos de preços transparentes e personalizáveis, bem como avaliações gratuitas subsequentes, com duração de 14 a 30 dias.
Resumindo
O software de data room online é basicamente um ativo de negócios que o ajudará a atingir seus objetivos no futuro. Portanto, considere isso um investimento e faça uma pesquisa e planejamento adequados. Escolha um provedor de data room virtual que facilite a colaboração de longo prazo. As dicas mencionadas acima podem facilitar seu processo de seleção.
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