A globalização trouxe suas próprias vantagens para o campo dos negócios. As empresas estenderam suas operações para diferentes partes do mundo, e as fusões e aquisições transnacionais tornaram-se mais comuns. Como gerenciar esses negócios de M&A transfronteiriços foi o maior desafio para o setor corporativo. Graças ao software de data room online, os negociadores agora podem realizar negócios que mudam os negócios pela Internet.
No entanto, as salas de dados virtuais são eficazes apenas para fusões e aquisições? O software de data room é uma solução multidimensional que pode atender às diferentes necessidades de todos os tipos de negócios. Continue lendo para explorar o mundo da sala de dados virtual.
O que é o software de data room virtual?
O software de data room virtual ou eletrônico é uma plataforma online segura comumente usada para armazenamento, compartilhamento e gerenciamento de dados controlados centralmente. Em termos mais amplos, as salas de dados virtuais são uma combinação de várias tecnologias. Uma sala de dados virtual é um:
- Repositório de dados baseado em nuvem onde qualquer empresa, profissional, organização governamental, trust ou organização sem fins lucrativos pode armazenar, compartilhar e gerenciar seus documentos em tempo real.
- Um canal de comunicação online que facilita a comunicação empresarial de diferentes maneiras. Ele possui várias ferramentas de comunicação individual e em grupo que podem incluir mensageiro de sala de dados, conversas em grupo, integração de folga, módulos de perguntas e respostas e ferramentas de videoconferência ou áudio.
- Uma plataforma de negociação baseada na internet onde as empresas realizam transações como fusões, aquisições, levantamento de capital, joint ventures, parcerias, ofertas públicas iniciais, gestão de portfólio e negócios imobiliários.
As salas de dados virtuais são comumente usadas para transações com muitos dados, como fusões e aquisições, due diligence, captação de recursos e ofertas públicas iniciais, capital de risco, banco de investimento, licenciamento e imóveis. Para saber mais sobre salas de dados virtuais no setor imobiliário, acesse: https://www.idealsvdr.com/virtual-data-room-real-estate/.
Como as salas de dados virtuais são diferentes de outras plataformas de compartilhamento de dados?
Existem centenas de plataformas gratuitas de compartilhamento de dados, como Google Drive, Dropbox, etc., então como as salas de dados são diferentes?
A primeira e a maior diferença é a segurança em ambas as opções. A maioria dos aplicativos gratuitos de compartilhamento de dados possui integrações de terceiros, enquanto as salas de dados virtuais geralmente não possuem.
Os ataques de hackers geralmente atingem ferramentas gratuitas de compartilhamento de dados; O Dropbox, uma das maiores plataformas gratuitas de armazenamento e compartilhamento de dados, foi atingido por 7 milhões de contas hackeadas até o momento. Imagine o que pode acontecer com seus dados nessas plataformas.
Os métodos de criptografia de dados geralmente são diferentes em salas de dados virtuais e ferramentas gratuitas de compartilhamento de dados. Os provedores de data room virtual empregam criptografia de dados de 256 bits (o método de criptografia mais avançado), enquanto esse recurso está disponível em poucas ferramentas gratuitas. Além disso, uma sala de dados eletrônica não apenas criptografa o arquivo, mas também os dados nele contidos; novamente, as ferramentas gratuitas não têm essa opção.
Por fim, as ferramentas gratuitas de compartilhamento de dados não possuem aplicativos de comunicação integrados; salas de dados são os vencedores, novamente.
O que faz uma sala de dados virtual?
Então, o que exatamente uma sala de dados virtual faz? Aqui está a resposta.
1. A sala de dados virtual fornece acesso remoto
Como mencionamos anteriormente, as salas de dados virtuais são plataformas baseadas em nuvem que podem ser acessadas por qualquer pessoa de qualquer lugar (dependendo das permissões de acesso). Esteja você trabalhando em sua casa, escritório ou destino de férias, você pode acessar suas salas de dados facilmente.
Além disso, muitos fornecedores de data room modernos permitem que você acesse documentos de data room sem uma conexão com a Internet. A melhor parte ainda está por vir; você pode acessar sua sala de dados por meio de um aplicativo móvel dedicado. Em suma, todos os seus dados de negócios estão ao seu alcance.
2. A sala de dados virtual protege os dados da sua empresa
Segurança é o motivo pelo qual as salas de dados virtuais são principalmente famosas. Todos os serviços de data room de ponta possuem vários recursos de segurança empregados por diferentes razões.
Dito isso, os fornecedores de data room não apenas protegem sua sala de dados, mas também os documentos que você armazena e compartilha nela. Por exemplo, a autorização de dois fatores funciona como o primeiro elemento defensivo na sala de dados que restringe logins não autorizados. Dependendo das atividades suspeitas, o processo de verificação inicial pode se estender a mais de duas etapas.
O gerenciamento em salas de dados virtuais tem o direito de restringir o acesso de um ou vários usuários a pastas, arquivos ou páginas restritas. A administração do VDR pode limitar qualquer pessoa de imprimir, baixar, salvar, editar, copiar ou compartilhar documentos.
Outros recursos de segurança notáveis incluem revogação de acesso, marca d’água digital, exclusão de dispositivo, acesso agendado a documentos, etc.
É importante lembrar que os recursos variam em diferentes serviços de data room. Portanto, compare salas de dados virtuais antes de assinar uma.
3. O data room virtual facilita a colaboração perfeita
Se uma empresa deseja garantir uma comunicação segura e centralizada entre seus funcionários, não há lugar melhor do que o software de data room.
Os usuários podem compartilhar documentos e fazer alterações neles em tempo real. Documentos compartilhados podem ser usados se vários usuários estiverem trabalhando no mesmo projeto.
Da mesma forma, os usuários podem manter sua comunicação dentro do software da sala de dados. Eles podem usar o mensageiro VDR para bate-papos individuais ou em grupo, realizar reuniões de negócios on-line, conduzir sessões de perguntas e respostas e outros enfeites. Além disso, os VDRs geralmente permitem a integração de aplicativos de terceiros (mas tem seus próprios riscos).
Alguns dos melhores provedores de data room virtual incluem:
- iDeals
- Merrill
- DealRoom
- Firmex
- Digitalizar
Palavras finais
O software de data room online é uma solução de gerenciamento de dados baseada em nuvem altamente segura que é usada principalmente para armazenamento seguro de dados, compartilhamento e comunicação empresarial online. Os VDRs são comumente usados nos setores financeiro, de saúde, educação e imobiliário.